Văn phòng thông minh: In ấn & nhân bản tài liệu

Máy in trong văn phòng hiện nay tích hợp những tính năng thông minh, dễ sử dụng và hỗ trợ tối đa cho người dùng trong mọi tác vụ.

Những năm gần đây, công nghệ máy in không thay đổi nhiều dù các công nghệ khác phát triển đáng kể. Người dùng có xu hướng ít in văn bản ra giấy hơn mà chủ yếu chuyển sang đọc trên các thiết bị di động như laptop, smartphone hay tablet. Tuy nhiên, để phù hợp với xu thế, và nhất là tăng cường hiệu quả công việc, mọi thiết bị ngày càng trở nên thông minh hơn, tích hợp nhiều chức năng hơn và thao tác cũng đơn giản hơn.  Máy in hiện nay được cải tiến đáng kể, bổ sung nhiều tính năng tiện lợi như quét, sao chụp hay fax tài liệu, hay khả năng xử lý giấy linh hoạt và trang bị các thành phần tự động, tích hợp khả năng in từ thiết bị di động, in qua mạng không dây Wi-Fi và thậm chí một số model còn trang bị công nghệ NFC (near-field communication) mới nhất; tiết kiệm chi phí và thân thiện với môi trường.

Dưới đây là một số tính năng mà hầu hết máy in đời mới hiện nay đều được cải tiến, nhằm mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dùng văn phòng thời đại thiết bị thông minh.

Khả năng xử lý giấy. Số lượng giấy mà máy in văn phòng có thể chứa được thường lớn hơn rất nhiều so với máy in cá nhân dùng trong gia đình. Tính năng này thực sự cần thiết cho một văn phòng bận rộn với nhu cầu in ấn liên tục với số lượng lớn.

Tuy nhiên, hầu hết máy in ngày nay đều có khả năng linh hoạt hơn trong việc xử lý giấy, chẳng hạn như hỗ trợ in trên nhiều khổ giấy khác nhau (khổ A3, A4 hay A5), nhiều loại vật liệu khác nhau (bì thư, giấy dày, decal,...). Một số model máy in còn có khay dành riêng cho những loại giấy khác nhau như giấy thường, giấy dày hay giấy in ảnh.

Bên cạnh đó, để phục vụ cho chức năng quét, sao chụp hay fax thì các mẫu máy in đa chức năng còn trang bị thêm khay nạp tài liệu tự động ADF (automatic document feeder), giúp cho người có nhu cầu quét xấp tài liệu nhiều tờ không cần phải tự thực hiện các thao tác bằng tay phức tạp giống như trên khay kính phẳng của máy quét.

Máy in cho văn phòng ngày càng thông minh hơn nhờ hỗ trợ tối đa mọi thao tác cho người dùng.

Khả năng in hai mặt. Một trong những tính năng mà doanh nghiệp ngày nay đề cao khi chọn lựa máy in cho văn phòng là khả năng in hai mặt tự động. Máy in có tính năng này không chỉ giảm bớt thao tác lật giấy thủ công, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí giấy chỉ còn phân nửa.

Hãy thử tưởng tượng chiếc máy in trong văn phòng bạn không hỗ trợ in hai mặt tự động mà buộc người dùng phải thực hiện bằng tay. Mỗi khi muốn in tài liệu hai mặt, bạn phải tự tay trở mặt và nạp giấy khi máy hiển thị thông báo. Đó là chưa kể bạn phải loay hoay thử nhiều lần để tránh tình trạng in mặt thứ hai bị ngược so với mặt thứ nhất.

Trong khi đó, đối với các máy in có chức năng in hai mặt tự động, bạn chỉ việc chọn thông số in hai mặt trong trình điều khiển và giao hoàn toàn việc in ấn cho máy tự động thực hiện. Nói chung, đây là một tính năng rất tiện lợi và giúp giảm thiểu thao tác cũng như thời gian để in tài liệu hai mặt.

In ấn từ thiết bị di động là một trong những tính năng không thể thiếu trên hầu hết máy in văn phòng hiện nay.

Đặc biệt, một số máy in đa chức năng còn hỗ trợ tính năng quét và sao chụp hai mặt hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, nên lưu ý là tính năng này chỉ thực hiện được từ khay cuốn giấy tự động ADF. Với những thiết bị này, người dùng chỉ việc đặt tài liệu hai mặt cần quét hay sao chụp vào khay ADF rồi nhấn một nút nhấn duy nhất và để máy thực hiện hoàn toàn tự động các thao tác đảo và lật giấy.

Kết nối. Đa số máy in hiện nay đều trang bị kết nối USB để gắn trực tiếp với máy tính. Trong khi đó, nhiều model dành cho văn phòng còn có thêm cổng kết nối mạng Ethernet để chia sẻ trong môi trường làm việc cộng tác.

Wi-Fi cũng là một kết nối khá phổ biến trên hầu hết các mẫu máy in hiện nay cho người dùng cá nhân lẫn doanh nghiệp, giúp dễ dàng thực hiện việc in từ thiết bị di động, một cách nhanh chóng mà không cần phải cài đặt trình điều khiển như trên máy tính.

Không chỉ những mẫu máy in dành cho người dùng gia đình mà ngay cả các model dành cho văn phòng hiện nay cũng hỗ trợ tính năng in từ thiết bị di động. Chỉ cần cài đặt ứng dụng dành riêng cho Android, iOS hay các nền tảng di động khác là người dùng có thể in trực tiếp đến máy in hay in qua email (chẳng hạn như công nghệ Cloud Print của Google), hoặc sử dụng công nghệ của hãng thứ ba như AirPrint của Apple. 

Hơn nữa, một số mẫu máy in mới còn hỗ trợ in thông qua công nghệ kết nối gần NFC. Bạn có thể chạm thiết bị di động tích hợp kết nối không dây này vào máy in tương thích, sau đó dùng ứng dụng dành riêng để gửi lệnh in trực tiếp đến máy in.

Khe đọc thẻ nhớ và cổng USB/PictBridge. Nếu muốn in ảnh hay tài liệu trực tiếp đến máy in, các model tích hợp khe đọc thẻ nhớ hay cổng PictBridge sẽ rất tiện lợi. Cổng USB trên máy in cho phép bạn in tài liệu trực tiếp từ bộ lưu trữ USB hay máy ảnh.

Tuy nhiên cần lưu ý là việc in từ USB tiềm ẩn nguy cơ bảo mật, nhất là đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc mở tập tin và in từ máy tính sẽ tiện lợi hơn nhiều nên trong một số trường hợp bạn không cần phải tốn thêm chi phí đầu tư cho các tính năng này.

Tiết kiệm chi phí và thân thiện môi trường. Nhiều dòng máy in tiên tiến với khả năng tiết kiệm chi phí (mực in và điện năng) tối đa mà vẫn đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng sẽ là lựa chọn thông minh giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị của những khoản đầu tư công nghệ.

Dòng máy in phun màu với hộp mực gắn ngoài của Epson.

Hiện nay, các hãng sản xuất còn giới thiệu dòng máy in phun với hộp mực gắn ngoài dung lượng lớn chẳng hạn như dòng máy in Epson L-Series hay Canon Pixma G-Series. Và đây có thể là một lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp có nhu cầu in màu số lượng lớn.

Ngoài ra, hầu hết model máy in của các hãng đều được tích hợp công nghệ Auto-on/Auto-off nhờ đó năng lượng tiêu thụ của máy thấp hơn rất nhiều. Ngoài việc đảm bảo tốc độ và sự thuận tiện do người dùng không cần phải bận tâm tới việc tắt máy in khi không cần sử dụng và khởi động lại nếu cần in ấn, máy in tích hợp công nghệ Instant-on giúp máy luôn trong trạng thái sẵn sàng cho ra bản in tức thời từ chế độ chờ mà người dùng không phải chờ đợi lâu.

PC WORLD VN, 05/2016