DANH SÁCH CÁC CÂU HỎI ĐỂ SÀNG LỌC CÔNG TY CHO THUÊ MÁY PHOTOCOPY

Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu thuê máy photocopy, hoặc thuê máy in, máy photocopy đa năng (bao gồm chức năng in, scan, scan màu, fax…), việc có quá nhiều nhà cung cấp khiến bạn bối rối. Vậy phải làm sao để chọn lựa công ty cho thuê máy photocopy/cho thuê máy in uy tín, chất lượng, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt cũng như nhiệt tình sửa chữa khi máy gặp sự cố.

Sau đây, văn phòng phẩm Tăng Phú đưa ra danh sách các câu hỏi để làm tiêu chí cho bạn chọn lọc nhà cung cấp cho thuê máy photo/máy in màu.

Với danh sách các câu hỏi này, bạn chỉ cần ghi chép cẩn thận câu trả lời của từng công ty, sau đó bạn sẽ dễ dàng so sánh và lựa chọn đơn vị phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình. Việc này khá quan trọng bởi nhà cung cấp sẽ đi cùng bạn trong suốt quá trình bạn sử dụng máy in/photocopy.

1. XÁC ĐỊNH NHU CẦU, MONG MUỐN, TẦN SUẤT SỬ DỤNG CỦA DOANH NGHIỆP CỦA BẠN TRƯỚC.

Thuê máy photocopy/thuê máy in cần phải đáp ứng được những tiêu chí mà hoạt động của doanh nghiệp yêu cầu. Việc đầu tiên là bạn phải khảo sát một vòng các bộ phận hay sử dụng máy photocopy/máy in của công ty như phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng dự án…Các câu hỏi mà bạn nên hỏi là:

1. Số lượng in giấy hàng tháng của phòng ban anh chị là khoảng bao nhiêu (lấy tiêu chuẩn là 1 bịch giấy (500 tờ)?
2. Số lượng in thường xuyên trung bình khoảng bao nhiêu? Không thường xuyên bao nhiêu (để đề phòng trường hợp họ cần in nhiều đột xuất).
3. Mỗi lần in/photocopy có liên tục không? Hay ngắt quãng?
4. Phòng ban anh chị chỉ cần in trắng đen, hay in màu?
5. Kích thước in/photocopy là A4, hay yêu cầu A3, A5?
6. Có cần phải dùng máy photocopy đa năng hay không hay chỉ cần in và photocopy là đủ?

 

Máy photocopy Toshiba 

 

2. DANH SÁCH CÁC CÂU HỎI ĐỂ LÀM TIÊU CHÍ LỰA CHỌN CÔNG TY CHO THUÊ MÁY PHOTOCOPY/CHO THUÊ MÁY IN MÀU

Sau khi đã xác định được yêu cầu nội bộ rồi thì bạn sẽ tiến hành tiềm kiếm công ty cho thuê máy photocopy/cho thuê máy in màu. Các câu hỏi mà bạn sẽ hỏi là:

1. Những modern nào của máy đáp ứng được yêu cầu (yêu cầu của doanh nghiệp bạn)?

2. Thương hiệu các máy phù hợp là của hãng nào? Năm sản xuất? Xuất xứ của máy ở đâu?

Thông thường máy đời càng mới thì các chức năng, hiệu suất sẽ cải thiện hơn, cũng như tiết kiệm điện hơn.

3. Ngoại hình máy (mới bao nhiêu % mới, đẹp)? máy màu gì? 

Vì máy photocopy cũ mà nhìn như mới thì ai cũng thích dùng hơn là máy vừa to, vừa cũ, vừa chậm. Bạn hoàn toàn có thể thuê một chiếc máy photocopy có độ mới tới 99%, được nhập khẩu nguyên chiếc chính hãng 100% từ công ty cho thuê máy photocopy/cho thuê máy in màu.

4. Các chức năng của máy photocopy như thế nào? (máy photocopy đa năng? Scan được 2 mặt? Scan màu? In 2 mặt? Fax?), máy in được giấy A3, A4, A5?

Nếu bạn thuê máy in, lời khuyên là bạn nên quan tâm là máy có thể in màu hay chỉ in đen trắng. Mặc dù mức giá của 2 loại máy này không chênh lệch nhiều tuy nhiên giá cả về mực in và chất lượng giấy lại tốn không ít. Bạn hãy chọn máy photocopy các dòng đời mới, có nhiều tính năng để tích hợp tiện ích, tiết kiệm điện năng.

Nếu bạn muốn thuê máy photocopy, thì khả năng photo 2 mặt cũng là một chức năng mà bạn cần quan tâm bởi đây là một cách tuyệt vời để tiết kiệm chi phí. Tính năng này hiện nay rất phổ biến và là một phương thức hiệu quả tại các doanh nghiệp, tăng ý thức bảo vệ môi trường.

5. Công suất của máy như thế nào (tốc độ in, số lượng in bao nhiêu lần? thời gian giữa mỗi lần in?)

Đầu tiên là về tốc độ của máy photocopy, khối lượng công việc càng nhiều thì máy photo càng phải hoạt động nhanh.

Về công suất, nếu doanh nghiệp chỉ cần dưới 8.000 bản/tháng thì bạn không cần thuê một máy photocopy có tốc độ nhanh hơn 50 bản mỗi phút. Một số máy mà bạn có thể tham khảo là Toshiba e-5540, Ricoh Aficio 2001SP, Ricoh MP 4000, Ricoh MP 4001, 4002, 5002…

Còn với doanh nghiệp có nhu cầu nhiều hơn thì những máy photocopy công nghiệp với công suất trên 60 bản/phút trở lên là quyết định sáng suốt như: Toshiba E755, Toshiba E855, Toshiba E723, Ricoh Aficio MP-7502…

 

Cần xem xét những chức năng của máy photocopy trước khi thuê

Như đã nói ở trên, việc lựa chọn công ty cho thuê máy photocopy/máy in rất quan trọng bởi đây sẽ là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian sử dụng máy. Khi lựa chọn máy photocopy để thuê không nên chỉ nhìn vào mức giá, nếu nhà cung cấp có chế độ chăm sóc khách hàng không tốt thì rất dễ gây ra những ức chế trong quá trình làm việc sau này.

6. Vận chuyển: công ty cho thuê máy photocopy/cho thuê máy in có bao gồm phí vận chuyển, lắp đặt và hướng dẫn sử dụng không?

7. Chi phí thuê có bao gồm các dịch vụ cộng thêm như bơm mực miễn phí? Tặng giấy in? hướng dẫn tận tình? Lắp đặt máy đúng vị trí mà công ty yêu cầu…

Trên thị trường đa số dịch vụ cho thuê đều đã kèm sẵn mực in theo tháng hoặc giảm giá mực in, nếu khách hàng sử dụng vượt quá lượng mực in sẽ phải trả thêm chi phí.

8. Khi có sự cố: bao lâu công ty sẽ cử người tới sửa? chi phí thay thế thì phía bên nào chịu? Công ty có thay máy mới cho khách hàng khi máy gặp sự cố liên tục?...

9. Công ty đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm làm dịch vụ cho thuê máy photocopy/cho thuê máy in? Kể tên một số khách hàng mà công ty đã và đang phục vụ.

10. Thời gian ký hợp đồng bao lâu? Thanh toán ra sao? Có yêu cầu thế chân cọc?

Sau khi đã được tư vấn kỹ lưỡng về vấn đề chọn máy photocopy phù hợp với mục đích của bạn, nhà cung cấp cần phải trả lời được những câu hỏi thời gian ký hợp đồng bao lâu? Thanh toán ra sao? Có yêu cầu thế chân cọc?... Nếu chưa rõ về các vấn đề này có thể liên hệ với đơn vị cho thuê để được tư vấn thêm.

 

Sửa máy photocopy hoàn toàn không phát sinh thêm chi phí

Tại công ty cho thuê máy photocopy/máy in Tăng Phú, chúng tôi với hơn 10 năm kinh nghiệm cùng với đội ngũ đông đảo nhân viên chuyên nghiệp, dày dạn kinh nghiệm và chu đáo nhất định sẽ làm hài lòng khách hàng.

Tăng Phú đã làm việc và cung cấp dịch vụ cho hơn 300+ khách hàng trong lĩnh vực giáo dục, cơ quan nhà nước, bệnh viện, công ty với quy mô nhỏ cho tới công ty với hơn 1.000 nhân viên. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng đầy đủ các loại máy của các hãng như máy photocopy Toshiba, máy photocopy Ricoh, Canon,… và đảm bảo chất lượng máy luôn mới, được nhập khẩu nguyên chiếc với những công nghệ tiên tiến hiện đại nhất.

Khi thuê máy photocopy tại Tăng Phú, chúng tôi luôn có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ tận tình cho khách hàng, hướng dẫn từ A đến Z, lắp đặt đúng vị trí mà doanh nghiệp yêu cầu hoàn toàn miễn phí, thay thế máy mới cho khách hàng nếu sự cố hư hỏng lặp lại 3 lần.

Nếu máy photocopy bạn sử dụng gặp sự cố, Tăng Phú sẽ cử nhân viên đến sửa máy photocopy trong thời gian từ 30 phút tới 2 tiếng tùy địa điểm xa gần. Những sự cố phát sinh liên quan trong quá trình thuê máy photocopy tại Tăng Phú sẽ được sửa chữa và thay thế hoàn toàn miễn phí.

Trên đây là một số câu hỏi mà khách hàng thường thắc mắc khi bắt đầu có nhu cầu muốn thuê máy photocopy.

Nếu bạn đang phân vân và bối rối trước sự đa dạng chủng loại, ,mẫu mã, chức năng của rất nhiều máy photocopy, máy in, hay đâu sẽ là máy in tốt, chất lượng, loại máy photocopy nào phù hợp với doanh nghiệp của mình, thì hãy để cho các chuyên viên của Tăng Phú hỗ trợ tư vấn cho bạn chiếc máy phù hợp nhất và nằm trong khoảng ngân sách của công ty. Tăng Phú luôn hiểu rõ nhu cầu và những trăn trở của khách hàng, luôn đem lại cho khách hàng những dịch vụ giá trị thiết thực nhất. Mong rằng bạn sẽ luôn hài lòng với chất lượng dịch vụ cho thuê máy photocopy đa năng tại Tăng Phú.