NÊN BIẾT NHỮNG ĐIỀU NÀY TRƯỚC KHI KÝ HỢP ĐỒNG VỚI BÊN CHO THUÊ MÁY PHOTO/MÁY IN

Bạn đang có nhu cầu sử dụng máy photocopy/máy in màu mà không muốn bỏ ra chi phí ban đầu quá tốn kém? Lời khuyên dành cho bạn là hãy thuê máy photocopy, một dịch vụ đang rất được ưa chuộng hiện nay vì có nhiều ưu điểm nổi bật. Sau khi đã tham khảo bài viết “các lưu ý khi thuê máy photocopy tại Tp.HCM” và “những câu hỏi để sàng lọc công ty cho thuê máy photocopy”, bạn đã quyết định lựa chọn một công ty cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín. Bước tiếp theo thì sẽ tới phần ký kết hợp đồng, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về các bước ký kết hợp đồng với bên cho thuê máy photocopy.

Các bước khi ký hợp đồng cho thuê máy photocopy

Bài viết của công ty Tăng Phú sẽ đưa ra một vài gợi ý, các bước thương thảo, ký kết hợp đồng và những lưu ý khi bạn đặt bút ký với bên cho thuê máy photocopy.

Bước 1: Xác nhận lại báo giá, hoặc chỉnh lại báo giá theo như thỏa thuận đồng ý giữa hai bên, cung cấp thông tin công ty, mã số thuế, người đại diện, địa chỉ công ty…để làm hợp đồng.

Sau đây là một số lưu ý khi thỏa thuận và nên đưa vào các điều khoản trong hợp đồng

• Về việc đặt cọc: chi phí đặt cọc thì sẽ do từng bên quy định, thông thường là 10 triệu đồng và sẽ được hoàn trả lại tiền đặt cọc sau khi thanh lý hợp đồng.
• Về thời gian hiệu lực của hợp đồng: ít nhất là 6 tháng, tuy nhiên thời gian càng dài thì khách hàng càng có nhiều quyền lợi và ưu đãi. Ví dụ nếu bạn chỉ thuê 6 tháng thì có khả năng bạn sẽ phải chịu chi phí vận chuyển và lắp đặt, nhưng nếu bạn thuê từ 1 năm trở lên thì bạn sẽ được miễn phí phí trên, có thể được tặng kèm thêm giấy in (tùy chương trình khuyến mãi của từng công ty dịch vụ cho thuê)…
• Số lần in/photocopy mỗi tháng: bạn phải lưu ý điều này vì khi số lần in, photocopy này vượt qua số lần quy định (thông thường là 3.000 bản photocopy) thì bạn sẽ phải trả thêm phí cho phần tăng này, dao động từ 100 – 200 đ/lần. Khi giao máy photocopy, sau khi hướng dẫn cách sử dụng, thì hai bên sẽ thống nhất con số hiển thị trên máy, sau đó, dựa trên con số lúc đầu đó, thì sẽ tính ra được số lần in trong tháng, từ đó sẽ tính được phần tăng thêm.
• Chi phí thuê hàng tháng chưa bao gồm phí VAT, nên nếu bạn muốn xuất VAT thì phải cộng thêm 10% thuế.
• Bảo trì máy: nên ghi rõ trong hợp đồng những lỗi/hư hỏng nào được bảo trì, những lỗi nào bị tính phí để tránh những trường hợp thắc mắc khó giải quyết khi gặp sự cố.
• Dòng máy/đời máy: để đảm bảo đơn vị cung cấp giao đúng máy như có thỏa thuận, hoặc khi thay máy mới thì sẽ phải tốt hơn đời máy trước.

Bước 2: Tiến hành vận chuyển và bàn giao máy cho khách hàng

Quá trình vận chuyển và lắp đặt sẽ tùy vào ngày giờ mà bên thuê và bên cho thuê sắp xếp và theo như sự đồng ý giữa hai bên.  Bên cho thuê máy sẽ đảm bảo giao đúng hẹn, đúng mẫu mã trong hợp đồng đã ký.

Bạn nên chuẩn bị các thủ tục với bên quản lý toà nhà (nếu như công ty của bạn ở các tòa nhà) để quá trình đưa máy photocopy đa năng/máy in vào văn phòng của bạn thuận lợi.

Bước 3: Hướng dẫn sử dụng máy, cách khắc khục một số lỗi cơ bản, ví dụ như lỗi kẹt giấy, hết giấy, các thông báo trên màn hình, số hotline của bên cho thuê photocopy để liên lạc khi máy có sự cố cần khắc phục, từ đó không làm gián đoạn công việc.

Hai bên có thể ký biên bản bàn giao và xác nhận về dòng máy, tình trạng máy, số lượng máy, số lượng bản in trên máy để làm cơ sở sau này, nếu có trục trặc trong quá trình hợp tác.

Bước 4: Kết thúc thanh lý hợp đồng, gia hạn hợp đồng nếu có nhu cầu sử dụng tiếp. Tùy thuộc vào nhu cầu của bên thuê máy, bạn muốn chấm dứt hợp đồng không gia hạn, hoặc thanh toán rồi gia hạn thêm, hoặc thanh toán rồi ký hợp đồng với loại máy photocopy khác đều được thì nên thỏa thuận với bên cho thuê máy 1 tháng trước khi hết hiệu lực hợp đồng.

Phí thuê sẽ được thanh toán từng tháng hoặc thanh toán theo quý và khoản phí thêm (khi bản photo lớn hơn 3.000 bản).

Những bước để ký hợp đồng khi thuê photocopy chúng tôi đã cung cấp rất chi tiết và thuận tiện cho các bạn tham khảo. Chắc hẳn, bạn đang rất băn khoăn về việc chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín chất lượng?

Công ty TNHH Tăng Phú – công ty cho thuê máy photocopy giá rẻ, uy tín

Công ty TNHH Tăng Phú hoạt động lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm, máy photocopy và dịch vụ cho thê máy photo giá rẻ, chất lượng.

Về lĩnh vực cho thuê máy photo, công ty Tăng Phú luôn là một đơn vị đi đầu và được nhiều khách hàng lựa chọn. Tăng Phú luôn cung cấp máy mới, máy nhập khẩu nguyên chiếc tùy theo nhu cầu và khối lượng công việc cho khách hàng. Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệp thực chiến để hỗ trợ các vấn đề sửa chữa và bảo hành máy. Nhân viên tư vấn, hướng dẫn, lắp đặt tận hình chu đáo đến khách hàng.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho hơn 300 khách hàng trong lĩnh vực giáo dục, cơ quan nhà nước, bệnh viện, công ty với quy mô hơn 1000 nhân viên…công ty luôn đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

Đặc biệt, khi bạn sử dụng dịch vụ của Tăng Phú bạn sẽ được thay thế máy mới cho khách hàng nếu sự cố hư hỏng lập lại 3 lần. Công ty luôn đảm bảo cử nhân viên khắc phục sự cố trong thời gian từ 30 phút đến 2 tiếng tùy địa điểm khách hàng.

Hãy nhấc máy lên và gọi ngay đến hotline: 0938.496.388 để được tư vấn các dòng máy photocopy đa năng, máy in màu phù hợp với ngân sách của từng doanh nghiệp nhé.